Information om behandling av personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du blir kund hos oss och även en tid efter att du upphört vara kund hos oss. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer. Vi arbetar i enlighet med Dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation)

Vi behandlar även personuppgifter för dig som inte är sökande eller kund hos oss när du kontaktar oss via e-post, brev eller sociala medier. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att hantera frågor och synpunkter, informera om, utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och för att behålla en god kontakt med dig. Vi behandlar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. E-post och brev raderas senast efter tolv månader om ärendet är färdigbehandlat. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

AB Ekerö Bostäder lyder under Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Det innebär att allmänna handlingar på begäran kan komma att lämnas ut till en tredje part.

Personuppgiftsansvarig

AB Ekerö Bostäder, Box 241, 178 24 Ekerö  org nr 556519-3645 är personuppgiftsansansvarig för den behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag. Om du har frågor om behandlingen av personuppgifter inom Ekerö Bostäder kan du skicka e-post till dataskydd(at)ekerobostader.se.

När du registrerar dig i vår bostadskö

Under kötiden/tiden intresseanmälan behandlas samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö/intresseanmälan behandlas. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du erbjuds en bostad hos oss

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du har skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds boende där Ekerö kommun är din hyresvärd kommer vi att hämta in uppgifter från socialnämnden.

Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, intyg, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparas i högst två månader. Om du blir nekad att hyra en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi att spara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet.

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar, när vi hanterar felanmälningar och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter och tjänster som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandet eller när beslutet har upphört att gälla.

Särskilt om behandling av personuppgifter vid användning av elektroniska nyckelsystem

I vissa fastigheter finns elektroniska passagesystem installerade. Om du är hyresgäst i de fastigheterna behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Vi har ett berättigat intresse av att behandla personuppgifter i det elektroniska bokningssystemet för att du till exempel ska kunna boka tvättstuga och passera genom entréer. Ändamålet med behandlingen är att underlätta hanteringen av nycklar för dig och oss. Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Bokningsloggar i tvättstuga anonymiseras eller raderas varje månad och passageloggar raderas efter två veckor.

Särskilt om andrahandsuthyrning, lägenhetsbyten och överlåtelse

När du gör en ansökan om att få hyra ut din lägenhet i andra hand, byta din lägenhet eller överlåta lägenheten behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Det kan till exempel vara skälen för ansökan, uppgifter om föreslagen andrahandshyresgäst eller tillträdande hyresgäst och kontaktuppgifter till kontaktperson eller fullmäktige, om sådan finnes. Vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter för att kunna behandla och ta ställning till ansökan. Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, intyg, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att kunna behandla ansökan sparas i högst två månader. Om ansökan avslås kommer vi att spara underlagen i tre månader efter avslagsbeslutet.

När hyresförhållandet är slut

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet eller lokal men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år efter avflytt, till exempel hyresavtalet och beslut från socialnämnd. Vi kan också behöva spara uppgifter som är nödvändiga för att tillvarata ett rättsligt anspråk, till exempel för att kunna utföra efterbevakning av fordringar till oss. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Dina rättigheter

Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsandamål kan du när som helst meddela oss detta då du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har även rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel inte anser att de är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet).

Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.